Após várias reuniões entre Pró-Reitoria de Graduação e representantes das Unidades de Administração Setorial, foram estabelecidos o calendário de reposição de aulas do primeiro semestre letivo de 2015 e um período de ajustes na matrícula do segundo semestre letivo de 2015, pela Resolução Coeg Nº 491/2015.

Datas importantes a serem cumpridas segundo a resolução:

Período de reposição das aulas do primeiro semestre de 2015: 13 de outubro de 2015 a 28 de novembro de 2015

Conforme o Art. 7º da Resolução: “O acadêmico poderá solicitar, uma única vez, ajuste de matrículas em disciplinas de 2015/2 até a data limite de 1º de dezembro de 2015, via requerimento entregue a secretaria acadêmica da unidade da administração setorial de lotação de seu curso.”

Os ajustes de matrícula consistem em :

-Trancamento de 2015/2 – para aqueles que já possuem 1 ano de curso e não efetuaram o limite máximo de trancamentos (4 semestres);

-Inclusão de disciplinas de 2015/2;

-Exclusão de disciplinas de 2015/2.

Procedimentos de ajustes de matrícula:

O acadêmico deverá protocolar o requerimento na Secretaria Acadêmica do seu curso solicitando AJUSTE NA MATRÍCULA 2015/2. Ressaltamos que poderá fazer isso apenas uma única vez, portanto deverão preencher com atenção, verificando se todos os ajustes necessários foram descritos e quais as consequências das solicitações.

Após ser protocolado na secretaria, o requerimento será encaminhado ao coordenador do curso para análise dos pedidos. O coordenador deverá analisar o histórico escolar disponível no perfil do coordenador para verificar a possibilidade de atendimento do pedido do acadêmico. Se tiver exclusão, autorizar a Secac/CCBS a realizá-la no Siscad, somente se não impactar em perdas significativas; Se tiver inclusão, deverá verificar a existência de vaga na disciplina – se não houver vaga, antes de devolver o requerimento para a Secac/CCBS, deverá solicitar à SAP competente a inclusão de vaga.

Com relação aos pedidos de exclusão, a solicitação será efetuada de imediato, conforme orientação da CAA/PREG, veja abaixo.

Com relação aos pedidos de inclusão, haverá o prazo de até 7 dias úteis para efetivação, pois o coordenador deverá se certificar da existência de vaga para deferir a inclusão.

Obs. Ressaltamos que a exclusão será feita de imediato, por conseguinte se o acadêmico solicitar exclusão de uma disciplina e inclusão em outra, não há garantia de que, caso a inclusão seja indeferida, a exclusão será anulada. Por isso, é de inteira responsabilidade do acadêmico prever as consequências de sua solicitação e da coordenação de curso analisar o pedido e autorizar a execução dos ajustes.

Orientação da CAA/Preg:

Prezado(a) coordenador(a) de curso e prezado(a) assistente acadêmico(a):
Esta mensagem recomenda os procedimentos para atendimento ao disposto no Art. 7º da Res. Coeg nº 491/2015, uma vez que não é possível alterar o Sistema Acadêmico – Siscad a tempo de permitir que a Coordenação de Curso e a Secretaria Acadêmica (SECAC) efetivem diretamente no Siscad os ajustes previstos na referida resolução.
A secretaria acadêmica deverá controlar e verificar se o acadêmico solicitou uma única vez o ajuste de 2015/2, a partir de 13 de outubro de 2015 (Art. 9º) até 1º de dezembro de 2015 (caput do Art. 7º). Recomendamos a utilização de alguma planilha que controle as solicitações já realizadas.
No caso de trancamento de matrícula, a SECAC irá efetivar o trancamento de matrícula previsto no § 4º do Art. 7º via procedimento usual de envio de Comunicação Interna (CI) à Divisão de Controle Escolar (DICE). A DICE irá alterar o registro do acadêmico no Siscad conforme a CI encaminhada. Neste caso, a SECAC já terá avaliado se o acadêmico atende aos requisitos de trancamento de matrícula conforme a Res. Coeg nº 84/2014.
No caso de inclusão e exclusão de disciplina, a coordenação de curso irá efetivar o ajuste de matrícula previsto no § 5º do Art. 7º via envio à SECAC, de documento anexado ao requerimento do acadêmico, com informação de nome, código e turma da disciplina e o ajuste solicitado (inclusão ou exclusão). A SECAC irá alterar o histórico escolar do acadêmico no Siscad conforme o documento anexado pelo coordenador de curso ao requerimento acadêmico do aluno. Neste caso, o coordenador de curso já terá avaliado a inclusão de disciplina conforme o § 3º do Art. 7º, e a exclusão de disciplina conforme o § 2º do Art. 7º. Recomendamos que o coordenador de curso realize imediatamente toda solicitação de exclusão de disciplina, para liberar vagas em disciplinas; e que proceda à análise de inclusão de disciplina apenas no sétimo dia após cada solicitação de inclusão de disciplina, para desempatar da forma mais justa possível duas ou mais solicitações para a mesma disciplina. Ressaltamos que a inclusão de disciplina assume a existência de vaga (§ 3º do Art. 7º). Adicionalmente, uma vez que a Res. Coeg nº 269/2013 vige, o coordenador de curso não deveria incluir disciplina que já tenha ultrapassado 25% de carga horária da disciplina pois o acadêmico já estaria reprovado por falta. A verificação de 25% de carga horária da disciplina deve ser realizada referente à data de solicitação que consta do Requerimento Acadêmico.
Atenciosamente,
CAA/PREG